1.
Pengantar CRM
Setelah
era digital yang selalu menggunakan "e-" di depan semua kata seperti
e-commerce, e-book, e-sales, e-mail, dan seterusnya, Customer Relationship
Management atau CRM merupakan akronim atau singkatan yang paling populer di
kalangan orang-orang sales dan marketing. Kalau di-bahasa Indonesia-kan
kira-kira adalah Manajemen Hubungan Pelanggan (MHP). Customer Relationship
Management (CRM) adalah salah satu bentuk aplikasi Teknologi Informasi (TI) di
departemen penjualan atau marketing suatu perusahaan. Tetapi ide atau nafas
dari CRM sendiri tidak lain dan tidak bukan adalah pelayanan, contoh nyatanya
bisa ditanyakan ke penjaga warung dekat rumah yang mampu menjaga pelanggannya
selama bertahun-tahun.
Mungkin
sudah sering dengar CRM (Customer Relationship Management) atau Pengelolaan
Hubungan dengan Pelanggan. Sebenarnya apa sih konsep ini? Merujuk kepada
beberapa text book, kegiatan CRM meliputi Acquire (mendapatkan), Enhance
(tingkatkan) dan Retain (pertahankan) pelanggan. Artinya bagaimana kita bisa
selalu mendapatkan pelanggan baru, meningkatkan hubungannya sehingga mereka
puas dengan layanan kita, yang ujung-ujungnya mereka bisa menjadi pelanggan
yang loyal yang selalu bisa kita pertahankan.
CRM
secara umum digunakan untuk membantu kegiatan di Sales, Marketing dan Customer
Service. Lebih tepatnya, CRM dipakai sebagai sarana penghubung dari suatu
perusahaan ke pelanggannya. Dengan melalui channel (kanal) yang dikelola dengan
baik, kita bisa mendengarkan apa yang diinginkan pelanggan, apa yang mereka
keluhkan, bagaimana kompetitor bertindak terhadap produk/jasa kita, dan
berbagai kegiatan sejenis.
Bagaimana
pengembangan dan implementasi CRM dengan menggunakan Sistem/Teknologi
Informasi? Sebenarnya, dengan menggunakan aplikasi spreadsheet seperti MS
Excell, Open Office Calc dan lain-lain pun bisa dibuat CRM sederhana. Data
pelanggan secara rajin dan teliti dicatat, sehingga setiap mereka menggunakan
jasa/produk kita, kita bisa melayani sesuai riwayat data transaksi. Tidak perlu
mereka ditanyai satu persatu secara detail, bahkan cukup dengan mneyebutkan
Customer ID kita bisa tahu semua informasi detail mereka. Untuk Usaha Kecil
Menengah (UKM), misal bengkel mobil, akan sangat nyaman begitu ada mobil masuk
ke bengkel, bagian Sales/Customer Service langsung memasukkan nomer mobil
sehingga bisa diketahui siapa pemiliknya, kapan terakhir servis, jenis oli yang
dipakai, montir langganan dan lain-lain. Sehingga begitu pelanggan duduk, CS
sudah siap dengan menjawab segala pertanyaan.
Untuk
perusahaan besar, pasti dibutuhkan aplikasi pengelolaan database (DBMS = Data
Base Management System), bisa dengan MS SQL, Oracle, MySQL, IBM DB2 dan
lain-lain. Semua kegiatan yang dilakukan dengan customer akan disimpan secara
lengkap, sehingga kalau dibutuhkan akan mudah diakses. Di atas itu akan bisa
dibangun aplikasi yang sesuai business logic dari CRM tiap perusahaan.
Kebutuhan di perbankan akan berbeda di industri telekomunikasi, begitu juga di
retail, hospitality dan lain-lain. Beberapa vendor besar sudah menyediakan
solusi CRM, seperti PeopleSoft, Siebel dan lain-lain, walaupun akhir-akhir ini
ada trend dimana perusahaan tidak harus implementasi CRM tapi bisa menyewanya.
Sering disebut CRM On-Demand, misal solusi yang ditawarkan Salesforce. http://salesforce.com).
Sehingga perusahaan bisa lebih fokus ke bagaimana cara pemanfaatannya bukan ke
pengembangan dan implementasinya (Sumarsono, S).
2.
Pengertian CRM
Manajemen
Hubungan Pelanggan (Customer Relationship Management disingkat CRM) adalah
suatu jenis manajemen yang secara khusus membahas teori mengenai penanganan
hubungan antara perusahaan dengan pelanggannya dengan tujuan meningkatkan nilai
perusahaan di mata para pelanggannya. Pengertian lain mengatakan bahwa CRM
adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk
merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas pra-penjualan
dan pasca-penjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang
berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya
adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan, pemasaran, dukungan
teknis (technical support) dan layanan lapangan
Proses
makro CRM terdiri dari proses proses yang mengambil alih antara suatu
perusahaan dan para pelanggan downstreamnya dalam mata rantai
penyaluran/pendistribusian atau distribusi. Tujuan dari proses makro CRM adalah
untuk memenuhi kebutuhan serta tuntutan pelanggan dan memfasilitasi penyebaran
dan pelacakan order.
Ø Kelemahan
dari proses ini berdampak pada kebutuhan yang dapat hilang dan pengalaman
pelanggan yang sangat buruk atau minim dikarenakan order atau pesanannya tidak
diproses dan dikerjakan secara efektif. Kunci proses-proses di dalam CRM adalah
sebagai berikut :
1.
Marketing (Pemasaran)
proses pemasaran melibatkan keputusan yang menunjuk kepada
pelanggan dan target, bagaimana memberikan target kepada konsumen, produk apa
yang ditawarkan, bagaimana harga produknya, dan bagaimana untuk memanajemen
kampanye secara langsung yang menargetkan kepada pelanggan. Penyedia software
yang berhasil dalam area pemasaran dengan CRM menyediakan analisis yang
meningkatkan keputusan pemasaran dalam pemberian harga, keuntungan produk, dan
keuntungan konsumen, di antara berbagai fungsi yang lain.
2.
Penjualan
Proses
penjualan berfokus pada penjualan langsung kepada seorang konsumen
(dibandingkan dengan pemasaran dimana proses tersebut lebih berfokus kepada
menyediakan tenaga penjualan dengan informasi yang mereka butuhkan dalam
melaksanakan penjualan dan melakukan penjualan secara langsung. Melakukan
penjualan membutuhkan tenaga penjualan (salesmen) atau kepada pelanggan untuk
membangun dan menata pesanan dengan memilih di antara beberapa pilihan dan
fitur yang ada. Proses penjualan juga membutuhkan beberapa fungsionalitas
sebagai kemampuan untuk memberikan perjanjian dan akses terhadap informasi yang
berhubungan dengan pesanan pelanggan. Penyedia software yang berhasil memiliki
tenaga penjualan yang ditarget secara otomatis, penataaan dan personalisasi
untuk meningkatkan proses penjualan.
3.
Manajemen Pemesanan
Proses
dari mengatur pesanan pelanggan berjalan dalam sebuah perusahaan adalah sangat
penting bagi konsumen untuk melacak pesanannya dan untuk perusahaan adalah
untuk merencakan dan memenuhi pesanan tersebut. Proses ini terikat bersamaan
dengan kebutuhan dari pelanggan dengan penyaluran/pendistribusian dari
perusahaan tersebut. Software manajemen pemesanan secara tradisional ditangani
dengan sistem legacy atau telah menjadi bagian dari sistem ERP. Baru-baru ini
sistem manajemen pemesanan yang baru telah dimunculkan dengan tambahan
fungsionalitas yang mengijinkan visibilitas pesanan melalui sistem manajemen
pemesanan yang banyak yang biasanya terdapat pada perusahaan.
4.
Call/Service Center: sebuah service
center atau call center (pusat pengaduan) biasanya sebagai poin utama dari
kontak antara perusahaan dan pelanggan. Sebuah Call/Service Center membantu
pelanggan untuk pemesanan, penyaranan produk, memecahkan masalah dan
menyediakan informasi terhadap status pesanan. Penyedia software yang berhasil
telah menolong meningkatkan operasi dari call/service center dengan
memfasilitasi dan mengurangi kerja dengan customer service representative,
biasanya dengan mengijinkan pelanggan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Seperti
yang dijelaskan sebelumnya proses CRM merupakan hal yang sangat krusial atau
penting dalam rantai penyaluran/pendistribusian sebagai mana hal tersebut
menjangkau interaksi yang sangat banyak antara sebuah perusahaan dan
pelanggannya. Pelanggan harus menjadi poin awal (starting point) ketika mencoba
untuk meningkatkan surplus rantai penyaluran/pendistribusian dikarenakan semua
pemesanan, dan oleh pendapatan, biasanya muncul dari hal itu. Proses makro CRM
adalah starting point ketika meningkatkan kinerja rantai
penyaluran/pendistribusian. Hal ini juga penting untuk diperhatikan bahwa
proses CRM (dan juga software CRM) harus diintregrasikan dengan operasi
internal untuk mengoptimalkan kinerjanya. Biasanya operasional perusahaan
dengan unit kerja yang berfokus kepada konsumen bekerja secara independen dari
operasional internal mereka. Kebutuhan untuk pengintegrasian antara CRM dan
operasional internal menekankan pentingnya CRM sebagai rantai pendistribusian
yang efektif.
Software CRM telah mengalami pertumbuhan dan pengembangan yang
sangat pesat, dan sekarang merupakan yang terbesar, dalam kategori 3 proses
makro. Penyedia software dalam jangkauan CRM telah berfokus dalam peningkatan
proses CRM tersebut, namun memiliki kerja yang lebih untuk meningkatkan
integrasi antara CRM dan proses operasional internal. Keberhasilan yang akan
datang akan secara parsial diatur dengan kemampuan untuk mengintegrasikan
aplikasi CRM ke dalam operasional internal.
Landscape
software CRM terdiri dari 3 kategori dari perusahaan : the best of breed
winner, the best of breed startup, dan pemain ERP. CRM biasanya didominasi oleh
Sistem Siebel, perusahaan satu-satunya dalam kategori the best of breed winner.
Bagaimanapun Siebel menghadapi kompetisi yang sangat serius dari kedua best of
breed startup yang menekankan pada keahlian secara fungsionalitas sebagaimana
dari para pemain ERP, seperti SAP, Oracle, dan Poeplesoft, yang menyediakan
riwayat integrasi yang sangat hebat dan ekosistem yang kuat.
Melihat
ke depannya, Siebel, the best of breed winner, menyediakan sebuah kombinasi
dari fungsionalitas superior dan ekosistem yang kuat dengan CRM. Hal ini tidak
cukup, bagaimanapun, kemampuan untuk mengintegrasikan melalui semua 3 proses
makro tersebut. Para pemain ERP ketinggalan beberapa fungsionalitas namun dapat
dengan sukses bersaing dengan kekuatan mereka sendiri dalam integrasi dan
ekosistem. Pemain-pemain best of breed yang kecil akan menghadapi kesulitan
yang besar di masa depan dengan CRM yang memberikan kekuatan pada the best of
breed winner dan fokus para pemain ERP terletak pada CRM. Kesempatan mereka
hanya berfokus pada sebuah area fungsionalitas yang biasanya kurang dalam
pemain yang lain dan mendapatkan kepastian yang besar dalam tugasnya meskipun
hal ini sangat tidak mungkin, dan sulit (Sunil &
Peter, 2004).
Hubungan dengan pelanggan semakin lama akan menjadi janji strategi
utama dalam memimpin perusahaan. Sementara pelayanan tradisional pelanggan
fokus pada pencapaian standar kerja internal, rantai penyediaan
gerakan-hubungan yang sebenarnya fokus pada pembangunan keberhasilan pelanggan.
Bagi banyak pelanggan, beberapa segi kerja seperti tekanan putaran waktu,
pengantaran tepat waktu, dan pesanan-untuk-diantar yang sempurna mungkin
penggerak utama yang dapat diterima suplier. Sebaliknya, pelanggan-pelanggan
lain mungkin menjadi tidak mau menanggung biaya bantuan logistik enam-sigma
hari-demi-hari. Pilihan mereka mungkin level tinggi bantuan logistik rata-rata
yang diperkuat oleh pemulihan logistik yang responsif kapan dan dimana dibutuhkan.
Rantai-rantai penyediaan yang dirancang untuk mencapai masalah bernilai dari
pelanggan khusus mempunyai potensi untuk mengubah komoditas menjadi solusi
tambahan-nilai. Memberikan pengertian dari apa yang mengakhiri kelakuan belanja
pelanggan, sebuah rantai penyediaan berdasarkan hubungan mempunyai potensi
terbesar untuk berhasil dalam solusi-solusi logistik khusus yang efektif,
efisien, dan relevan secara bersamaan. Ini secara tidak langsung menyatakan
bahwa perusahaan-perusahaan kemungkinan besar akan ikut serta dalam rantai
penyediaan multi untuk membantu pelanggan yang berbeda-beda.
Walaupun kebanyakan perusahaan belum
mencapai level kedekatan yang diinginkan dengan para pelanggan, ini adalah
kemajuan yang paling baik dari tren-tren besar tersebut. Dalam memimpin
perusahaan semakin lama akan menyadari bahwa keberhasilan bergantung pada
membangun hubungan dekat dengan para pelanggan utama. Hubungan dekat
memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan produk/layanan yang khusus dan
menguntungkan yang diberikan untuk pelanggan-pelanggan pilihan mereka. Hal ini,
tentu, dalam perbedaan langsung dengan dasar-dasar pemasaran dalam jumlah yang
banyak, dan ini tentu saja menjadi penghalang-biaya untuk semua. Percobaan
manajer untuk mencapai level kedekatan dengan pelanggan ini pasti membebani
sumber-sumber perusahaan mereka terbatas untuk kebutuhan dan keinginan
pelanggan individu terpilih. Kemudian perusahaan tersebut dapat menyebarkan
sumber-sumber dan kemampuannya untuk melakukan kegiatan dan layanan bernilai-pelanggan
yang pesaing tidak dapat sebanding dalam segala hal atau dalam harga yang
layak.
Ada
dua perubahan yang pasti mengambil tempat bagi perusahaan untuk berkembang
sepanjang rangkaian kesatuan ini. Pertama, percobaan perusahaan untuk
mengembangkan hubungan yang kuat dengan pelanggan harus menyadari bahwa semua
pelanggan tidak mempunyai harapan layanan yang sama dan seperlunya tidak
menginginkan atau berhak mendapatkan level layanan keseluruhan yang sama.
Kemudian mereka harus mengidentifikasi pelanggan inti yang paling layak untuk
menjadi rekan bisnis mereka dan kemudian bertemu atau melebihi harapan dengan
menyediakan layanan-layanan tambahan-nilai khusus. Layanan-layanan ini termasuk
tugas tim spesifik untuk mengidentifikasi, merancang, melaksanakan, dan
menyaring tawaran-tawaran khusus dan serempak. Lagi, perusahaan harus
mengembangkan kemampuan untuk memenuhi bukan hanya kebutuhan-kebutuhan yang ada
tetapi juga kebutuhan-kebutuhan yang mungkin muncul. Dengan terus-menerus
menyesuaikan kemampuan layanan dengan perubahan harapan pelanggan, provider
dapat tetap maju dalam persaingan.
Kedua,
percobaan perusahaan untuk mempertinggi hubungan pelanggan harus mengembangkan
sistem-sistem kerja yang mempunyai kemampuan bereaksi dengan cepat untuk
berubah daripada bergantung pada penyebaran inventaris lebih dulu untuk
mengatasi keperluan yang direncanakan. Ini dimudahkan dengan mengumpulkan dan
menukarkan informasi melalui rantai penyediaan seperti dibandingkan untuk
menebak apa yang mungkin terjadi. Perhatian pada akomodasi permintaan pelanggan
khusus yang efisien dan efektif harus sebaik pada kemampuan untuk bereaksi
dengan keadaan kerja yang tidak diharapkan. Kemampuan-kemampuan ini
memungkinkan perusahaan untuk memberi modal dalam ketidaktentuan untuk
mempertinggi kepuasan pelanggan. Beberapa pendekatan yang memudahkan
fleksibilitas termasuk menyediakan pekerja untuk posisi-penting dengan
kekuasaan untuk menyetujui permintaan pelanggan khusus, dengan sendirinya
menampung sisa barang melalui lokasi layanan multi, dan melaksanakan
solusi-solusi rencana sebelumnya. Kemungkinan fleksibilitas kritis yang lebih
lainnya adalah perutinan dan penyederhanaan pekerjaan pokok untuk memperkecil
usaha yang dikeluarkan dalam mengatasi detail hari-demi-hari dan sumber bebas
untuk berurusan dengan peristiwa-peristiwa yang tidak diharapkan. Pekerjaan
bijak penangguhan bentuk dan waktu juga berperan untuk kemampuan sebuah
perusahaan untuk menanggapi keadaan-keadaan yang tidak dikenal atau tidak
direncanakan ( Donald, et.al, 2002).
3.
Sasaran dan Tujuan
Sasaran utama dari CRM adalah untuk meningkatkan pertumbuhan
jangka panjang dan profitabilitas perusahaan melalui pengertian yang lebih baik
terhadap kebiasaan (behavior) pelanggan. CRM bertujuan untuk menyediakan umpan
balik yang lebih efektif dan integrasi yang lebih baik dengan pengendalian
return on investment (ROI) di area ini.
Otomasi
Tenaga Penjualan (Sales force automation/SFA), yang mulai tersedia pada
pertengahan tahun 80-an adalah komponen pertama dari CRM. SFA, pusat panggilan
(bahasa inggris:call center) dan operasi lapangan otomatis ada dalam jalur yang
sama dan masuk pasaran pada akhir tahun 90-an mulai bergabung dengan pasar
menjadi CRM. Sama seperti ERP (Enterprise Resource Planning), CRM adalah sistem
yang sangat komprehensif dengan banyak sekali paket dan pilihan.
Merujuk
kepada Glen Petersen, penulis buku "ROI: Building the CRM Business
Case," sistem CRM yang paling sukses ditemukan dalam organisasi yang
menyesuaikan model bisnisnya untuk profitabilitas, bukan hanya merancang ulang
sistem informasinya.
CRM mencakup metode dan teknologi yang digunakan perusahaan untuk
mengelola hubungan mereka dengan pelanggan. Informasi yang disimpan untuk
setiap pelanggan dan calon pelanggan dianalisa dan digunakan untuk tujuan ini.
Proses otomasi dalam CRM digunakan untuk menghasilkan personalisasi pemasaran
otomatis berdasarkan informasi pelanggan yang tersimpan di dalam sistem. Melengkapi database pelanggan selengkap mungkin adalah
modal dasar bagi perusahaan untuk melakukan pembinaan pelanggan berkelanjutan.
Yang dimaksud dengan selengkap mungkin adalah semua titik-titik informasi yang
memungkinkan pelaksana (umumnya berada di bawah departemen pemasaran dan
penjualan) mengenali segala hal yang mungkin untuk menimbulkan penjualan dan
tentu saja harus relevan dengan produk atau jasa yang dijual. Jadi, kalau
bisnis Anda adalah eceran di pertokoan maka melengkapi database pelanggan tidak
relevan. Lebih sesuai jika sistem mengarahkan untuk memahami psikografik
pembeli dan karakteristiknya sehingga kenyamanan pengunjung bisa diperoleh.
Dengan kata lain, satpam yang berperilaku menyebalkan dan produk kadaluarsa
yang dijual adalah titik persoalan penting dibandingkan dengan mengenali pelanggan
sedalam mungkin.
Jika usaha yang dijalankan memiliki tenaga
pemasaran dan tenaga penjual yang lengkap dengan segala atributnya, melakukan
kunjungan ke pelanggan atau prospek menjadi perhatian manajemen yang harus
dikelola dengan baik. Otomatisasi tenaga penjualan (Sales Force
Automation) menjadi satu aspek penting dalam proses penjualan.
Tahapan-tahapan atau langkah-langkah menuju keberhasilan penjualan harus
dimonitor seksama. Keluhan pelanggan harus menjadi pusat perhatian untuk meningkatkan
mutu proses yang akhirnya menjadi pundi-pundi bagi keberhasilan usaha. Sejumlah
aktivitas, tahapan-tahapan kunjungan, penawaran (quotation), perencanaan
penjualan menjadi tahapan yang harus dimonitor dalam ruang lingkup otomatisasi
tenaga penjualan. Proses berkelanjutan dalam sistem informasi pemasaran
dewasa ini kemudian berkembang dan mulai populer dengan sebutan manajemen
hubungan dengan pelanggan atau CRM. Sejumlah model informasi pemasaran
dikembangkan untuk mengintegrasikan keseluruhan komponen-komponen pemasaran (Place,
Price, Promotion, Product) sebagai bagian tidak terpisahkan dalam
sistem. Prakteknya kemudian meluas, bukan hanya pelanggan, namun berada pada
dimensi yang lebih luas lagi, yaitu keseluruhan relasi bisnis yang menimbulkan
terjadinya kontak dengan perusahaan. Meskipun tentunya fokus akan tetap pada
pelanggan dan prospek (calon pelanggan) dan bagaimana sistem manajemen tenaga
penjualan merancang ke seluruhan operasi bisnis mencapai sasaran yang
ditetapkan.
Ø Aplikasi CRM membantu terbentuknya STP lebih akurat.
Mengaplikasikan
pendekatan hubungan relasional dengan pelanggan pada prinsipnya adalah usaha
untuk lebih tepat dan terkendali memposisikan produk pada benak pelanggan.
Komponen Marketing (4P) tidak cukup tanpa usaha yang tepat untuk melakukan STP
(Segmentation Targeting Positioning). Positioning
adalah kunci sukses usaha yang secara sistemik atau berdasarkan pengalaman
menyampaikan produk pada benak/pikiran pelanggan sehingga pengetahuan dan
keputusan konsumen/pelanggan untuk memilih produk kita. Oleh karena aspek-aspek
inilah, maka CRM memperluas dirinya, bukan hanya pada otomatisasi sales
penjualan (SFA) tapi juga memadukan berbagai aspek yang diperlukan dalam ruang
lingkup pemasaran.
Kemajuan teknologi dan
infrastruktur sistem tentu saja berpengaruh sangat kuat, sehingga muncul
berbagai pilihan untuk mengotomatisasi melalui aplikasi berbasis desktop maupun
berbasis komunikasi langsung dengan pelanggan melalui Webbase, khususnya jika
perusahaan membutuhkan interaksi langsung dengan pelanggan sebagai sumber untuk
melakukan penetrasi berkelanjutan. Namun, pada saat yang sama juga, ketika
berkaitan dengan sales dan koneksitas, banyak perusahaan akan menutup informasi
bagi pesaing. Oleh karena itu, sebagian informasi akan dilempar ke publik
melalui jaringan internet, sebagian lagi tetap harus ada diinternal perusahaan
tanpa kemungkinan bisa diakses melalui jaringan internet. Karena itu, hampir
tidak ada model apapun dalam sekuriti system jika data utama perusahaan
tersimpan dan bisa diakses melalui jaringan internet (webbase).
Dengan pertimbangan
beberapa aspek di atas, maka modul CRM dan eCRM bermanfaat pada :
· Otomatisasi Sales (SFA), yang dicirikan dengan kemudahan untuk mengumpulkan dan melengkapi
data pelanggan, membuat dan mengotomatisasi penawaran pada pelanggan atau
prospek, membuat perkiraan penjualan produk (forecast), memeriksa kebijakan
penjualan (trade agreement), membuat analisis pelanggan, dan berbagai
kegiatan dan pelaporan seluruh tahapan proses yang berujung pada usaha untuk
keberhasilan penjualan. Ini artinya SFA berfokus pada usaha yang berkomitmen
pada penjualan.
· Otomatisasi Marketing, yang dicirikan pengelolaan kampanye-kampanye, unit-unit organisasi
promosi, bentuk promosi, analisis kompetitor, dan analisis produk. Oleh karena
kebutuhan marketing ini, maka modul sistem juga memberikan tempat bagi
kampanye, pencatatan analisis competitor, dan juga menyediakan model analisis
manajemen seperti ABC Analysis, SWOT Analysis untuk membantu tim pemasaran
menjalankan proses dalam satu bagan besar CRM.
4.
Fungsi-fungsi dalam CRM
Sebuah sistem CRM harus bisa menjalankan
fungsi:
- Mengidentifikasi
faktor-faktor yang penting bagi pelanggan.
- Mengusung
falsafah customer-oriented (customer centric)
- Mengadopsi
pengukuran berdasarkan sudut pandang pelanggan
- Membangun
proses ujung ke ujung dalam melayani pelanggan
- Menyediakan
dukungan pelanggan yang sempurna
- Menangani
keluhan/komplain pelanggan
- Mencatat
dan mengikuti semua aspek dalam penjualan
- Membuat
informasi holistik tentang informasi layanan dan penjualan dari pelanggan
5.
Pengimplementasian CRM
Customer relationship management adalah strategi tingkat
korporasi, yang berfokus pada pembangunan dan pemeliharaan hubungan dengan
pelanggan. Beberapa paket perangkat lunak telah tersedia dengan pendekatan yang
berbeda-beda terhadap CRM. Bagaimanapun, CRM bukanlah teknologi itu sendiri,
tapi ia adalah pendekatan holistik terhadap falsafah organisasi, yang
menekankan hubungan yang erat dengan pelanggan. CRM mengurus filosofi
organisasi pada semua tingkatan, termasuk kebijakan dan proses, customer
service, pelatihan pegawai, pemasaran, dana manajemen sistem dan informasi.
Sistem CRM mengintegrasikan pemasaran, penjualan, dan customer service dari
ujung ke ujung.
Ø Pemasaran
dan Pemenuhannya
Pemasaran langsung dan pemenuhan pekerjaan seperti layaknya satu
atau dua hal yang mendukung perang terhadap harga. Fungsi pemasaran adalah
secara kritis mampu mendorong organisasi untuk berkembang lebih baik lagi.
1.
Pelayanan Pelanggan dan Dukungannya
Aplikasi ini secara khusus memberikan
ijin kepada staff meja bantuan untuk:
a.
Memferifikasi level dukungan dari
pelanggan yang telah diterima perusahaan
b.
Membuka tiket yang bermasalah
c.
Memberikan tugas yang diperlukan untuk
memecahkan suatu permasalahan yang timbul dalam suatu kelompok kerja berganda
d.
Memonitor atau mengawasi perjanjian
level pelayanan
e.
Membuat sejarah kecelakaan secara
permanen
f.
Menangkap biaya yang mampu mendukung
untuk ongkos kembali
2.
Tagihan Pelanggan
Dengan menyediakan pemeliharaan pelanggan yang interaktif melalui
penggunaan fasilitas web dan rekening, perusahaan dapat memimpin untuk
menurunkan biaya pemeliharaan pelanggan sampai kurang lebih mencapai prosentase
50%, dimana 40% dari keseluruhan panggilan sangat berhubungan erat dengan
review pelanggan terhadap rekening yang ada.
3.
Loyalitas dan Program Meningkatkan
Ingatan Pembeli
Meningkatkan ingatan pembeli berarti bahwa konsumen atau pelanggan dapat
berhubungan bisnis dengan perusahaan secara terus menerus dan akhirnya menjadi
pelanggan yang setia bagi perusahaan. Untuk mendukung infrastruktur CRM bekerja
lebih efektif, hal tersebut haruslah mencakup:
a.
Kepuasan pelanggan
b.
Kontak informasi dengan pelanggan
c.
Proses bisnis sampai akhir
d.
Perusahaan yang diperpanjang atau
partner perusahaan
4.
Kesatuan dalam Memberikan Kepuasan
bagi Pelanggan
Adanya kemampuan untuk mengakses, mengatur, dan memproses seluruh
kemampuan untuk memberikan kepuasan batin bagi pelanggannyanya. Menyatukan
antara Informasi dan Hubungan dengan Pelanggan.
Manajemen membangun hubungan yang istimewa dengan pelanggan berarti
bahwa tidak melakukan penekanan atau paksaan terhadap pelanggan. Menangkap dan
membagikan interaksi ini di antara sebuah organisasi harus menjadi prioritas
utama.
Ø
Mempersatukan Proses Bisnis
Keseluruhan
Merestrukturisasi
kekuatan harus difokuskan secara lebih mendalam mengenai proses
mengidentifikasikan solusi dan jalan keluar untuk mengantisipasi kebutuhan
pelanggan tertentu dan sedikit banyak mampu memecahkan seluruh permasalahan
dalam proses internal organisasi.
Ø
Mempersatukan Perpanjangan Perusahaan
dan Memberikan Pemeliharaan Pelanggan
Menyediakan pelayanan yang baik dan memuaskan
kepada seluruh pelanggannya diharapkan akan dapat menjamin loyalitas pelanggan.
Ø
Kesatuan Sistem dan Integrasi Aplikasi
Pelanggan
Untuk
sebuah perusahaan yang mempunyai tatanan CRM yang menyediakan kemungkinan
keuntungan terbanyak, terdapat empat jenis teknologi utama yang harus mampu
bekerja secara bersama-sama, meliputi :
- Sistem
yang legal, dimana integrasi utamanya perlu mempergunakan peralatan
sebagai perangkat penghubung.
- Integrasi
antara komputer dan telepon atau Computer Telephony Integration (CTI).
CTI
memungkinkan sebuah perusahaan untuk mengaplikasikan seluruh komponen yang
dimiliki perusahaan dalam proses mengatur panggilan yang masuk.
- Gudang
Data
Diperlukan utuk menguraikan data dari sistem transaksi dan kemudian
membuat struktur bagi informasi tersebut sehingga data tersebut dapat dianalisa
secara lebih terperinci.
CRM merupakan
manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan
maupun pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini.
Ketika sebuah perusahaan mencoba untuk mempraktikkan CRM, perusahaan tersebut
akan menerapkan sebuah CRM system. Sistem CRM akan mengakumulasikan data
pelanggan dalam jangka panjang yakni 5 tahun, 10 tahun, bahkan lebih, untuk
memberikan informasi kepada para pengguna.
Unsur utama
dalam sebuah sistem CRM adalah data warehouse atau gudang data. CRM hanyalah
salah satu aplikasi yang dapat mempergunakan data warehouse, tetapi ia dapat menjadi contoh yang
baik untuk menjelaskan konsep tersebut.
·
Data Warehousing
Seiring dengan
terakumulasinya data transaksi selama bertahun-tahun, maka volume data akan
menjadi sangat besar. Hanya dalam waktu belakangan ini saja teknologi
komputer mampu mendukung suatu sistem dengan permintaan data berskala besar,
sehingga kini dimungkinkan untuk membangun suatu sistem dengan kapasitas data
yang hampir tak terbatas.
Data warehouse memiliki karakteristik sebagai berikut :
o Kapasitas
penyimpanannya sangat besar.
o Data
diakumulasikan dengan menambahkan catatan-catatan baru, bukannya dijaga tetap paling
mutakhir dengan memperbarui catatan-catatan yang sudah ada dengan informasi
yang baru.
o Data dapat
diambil dengan mudah.
o Data
sepenuhnya digunakan untuk pengambilan keputusan, dan tidak digunakan dalam
operasi perusahaan sehari-hari.
Membuat sebuah data warehouse terdengar sebagai tantangan besar,
bahkan pada kenyatannya tantangannya bergitu besar sehingga para pakar
merekomendasikan untuk mengambil pendekatan yang lebih sederhana.
Implementasi data
warehouse kemudian dilakukan dengan cara bertahap menggunakan data mart (toko
data) untuk menguraikan subjek. Data mart merupakan suatu basis data yang berisi data
yang hanya menguraikan satu segmen dari operasi perusahaan (pemasaran, sumber
daya manusia, dan seterusnya).
Pembuatan dan penggunaan sebuah data warehouse atau data mart disebut data warehousing dan akan dilakukan oleh suatu sistem. Data
warehouse akan memasukkan data ke dalam gudang, mengubah isinya
menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut kepada para
pengguna. Data dikumpulkan dari sumber-sumber data dan dikirimkan ke area
pengumpulan sebelum dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan data
warehouse. (blog.akusukamenulis)
Sumber :::
McLeod, Raymond Jr. Management Information System. 2009.
Jakarta : Salemba Empat.
- Teknologi
Pendukung Keputusan
Mempergunakan analisis yang diputar balikkan dan peralatan pemodelan
yang dipergunakan untuk membantu perusahaan dalam membuat keputusan untuk
mengetahui kebutuhan dan keinginan pelanggan.
6.
Trend Tentang Generasi CRM masa
mendatang
Untuk mengetahui bahwa program CRM tidak dapat
bekerja sendiri tanpa didukungan oleh adanya tatanan infrastruktur yang baik
dan memadai. Integrasi Pengalamanan Multichannel, munculnya call center sebagai
point kontak konsumen dengan tujuan berganda. Kunci kesuksesan oleh aplikasi
CRM dan aplikasi penyedia pelayanan (ASPs)
·
Meningkatkan kecepatan dari peluncuran
dan realisasi keuntungan
·
Memungkinkan seluruh proyek terhindar
dari faktor resiko
·
Tingkat komitmen keuangan yang
melebihi waktu kerja
7.
Peta Perjalanan Bagi Seorang Manajer
a.
Melibatkan Manajer puncak
b.
Menemukan visi dari integrasi program
CRM
·
Membangun strategi CRM dan spesifikasi
dari objektif yang akan dicapai
- Memahami Pelanggan
- Melakukan Review tentang perubahan budaya
yang perlu diperhitungkan
- Mengembangkan kasus bisnis
- Evaluasi tingkat kesiapan perusahaan
·
Menghitung aplikasi yang sesuai dan
difokuskan pada kemudahan untuk melakukan aktivitas bisnis
- Identifikasi dan dapat memenangkan
konsumen
·
Letakkan kepemilihan proyek di tangan seorang
manajer sampai akhir proyek
- Implementasi sesuai tingkatan
·
Jadilah lebih pasti untuk dapat
mengkreasikan lingkungan CRM secara lebih dekat
- Ciptakan sebuah pengukuran tujuan yang
konkrit.
- Perbedaan
Enterprise Resoucce Planning (ERP) dengan Customer Relationship Management
(CRM)
Dari sisi
teknologinya, CRM merupakan fase ketiga setelah ERP. Dimana ERP adalah sebuah
teknologi untuk mengubah data menjadi informasi dan mengintegrasikan penuh
seluruh departemen yang ada dalam perusahaan. Fokusnya meningkatkan efisiensi
secara internal. Sedangkan CRM adalah strategi bisnis dalam suatu perusahaan
yang memanfaatkan kelebihan-kelebihan ERP untuk diterapkan kepada customers,
dimana seluruh karyawan perusahaan yang terlibat dalam pelayanan terhadap customers
diberikan akses informasi penuh. Fokusnya efektifitas secara eksternal.
8.
Elemen-elemen yang ada di Customer
Relationship Management:
·
Data
·
Tersedianya ERP untuk back office
·
Infrastruktur yang terintregrasi dalam
perusahaan
·
Adanya teknologi call center
·
Jaringan komunikasi untuk interaksi
customers melalui Internet
·
Media tradisional untuk face to face
antara penjual dan pembeli
·
Jalur pelayanan untuk pelanggan
melakukan komunikasi atau klaim
9.
Keuntungan yang dapat diperoleh:
CRM membantu
perusahaan untuk mengembangkan produk baru berdasarkan pengetahuan yang lengkap
tentang keinginan pelanggan, dinamika pasar dan pesaing dengan:
Menjaga pelanggan yang sudah ada
• Menarik pelanggan baru
• Cross Selling: menjual produk lain yang mungkin dibutuhkan pelanggan
berdasarkan
pembeliannya
• Upgrading: menawarkan status pelanggan yang lebih tinggi (gold card vs.
silver
card)
• Identifikasi kebiasaan pelanggan untuk menghindari penipuan
• Mengurangi resiko operasional karena data pelanggan tersimpan dalam satu
sistem
• Respon yang lebih cepat ke pelanggan
• Meningkatkan efisiensi karena otomasi proses
• Meningkatkan kemampuan melihat dan mendapatkan peluang
• Dan lain sebagainya
10. Proses
Manajemen Hubungan Pelanggan Right Now Ecommerce
Proses
manajemen hubungan pelanggan ecommerce anda dapat memberikan keuntungan dari
komponen Right Now di bawah ini:
a.
Software Live Chat Customer Service
Pengalaman
pelanggan anda saat online dapat dengan mudah ditingkatkan dengan menyediakan
mereka poin peningkatan yang mudah. Akankah pelanggan anda memiliki pertanyaan
tentang produk tertentu dalam website anda, atau membutuhkan bantuan dalam
transaksinya, live chat menggunakan Right Now secara fungsional
mengintegrasikan dengan sistem manajemen pelanggan ecommerce kami,, menyediakan
mereka dengan dukungan kualitas yang mereka inginkan. Dengan memberikan
agen-agen anda untuk mengatur sesi live chat secara bersamaan, sistem manajemen
pelanggan ecommerce dari Right Now meningkatkan kepuasan pelanggan dan
meningkatkan produktifitas para agen tersebut.
b.
Software Customer Service dengan Web
Survei
Setiap
transaksi dilakukan dalam website anda merupakan suatu kesempatan untuk mencari
tahu apa yang menjadi kesukaan pelanggan dan apa yang tidak mereka sukai.
Apakah hal ini menghasilkan feedback setelah pembelian atau setelah live chat
pada saat sesi, anda dapat menjelajahi informasi yang penting dan bernilai dari
kebutuhan pelanggan anda. Sistem ini mengijinkan anda untuk menggunakan wawasan
tersebut untuk meningkatkan produk anda dan pelayanan penawaran dari produk
anda tersebut.
- Self
Learning Knowledge Base (Pembelajaran Sendiri berdasarkan pengetahuan)
Menyediakan
pelayanan melewati portal internet kepada pelanggan anda dengan jawaban yang
akurat dari pertanyaan yang mereka ajukan sangat utuh dalam meningkatkan
pengalaman online para pelanggan anda. Sistem manajemen pelanggan ecommerce
Right Now menggunakan sistem teknologi kecerdasan buatan yang terbaru untuk
menyakinkan bahwa pelanggan anda menerima informasi secara relevan dan
informasi pada saat itu juga.
- Self
Service Customer Care
Ketika
pelanggan anda melakukan pembelian pada website anda, menyediakan mereka dengan
kemampuan untuk melacak pesanan mereka dan status pengirimannya dapat memotong
biaya pada contact center. Software sistem manajemen hubungan pelanggan
ecommerce dari Right Now meningkatkan pengalaman pelanggan dengan memberikan
mereka keleluasaan untuk mencari tahu informasi yang mereka butuhkan selama 24
jam penuh, 7 hari dalam seminggu.
11.
Rangkuman
·
Manajemen Hubungan Pelanggan (Customer
Relationship Management - CRM) adalah suatu jenis manajemen yang secara khusus
membahas teori mengenai penanganan hubungan antara perusahaan dengan
pelanggannya dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan di mata para
pelanggannya.
·
CRM adalah sebuah sistem informasi
yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan
mengendalikan aktivitas-aktivitas pra-penjualan dan pasca-penjualan dalam
sebuah organisasi.
CRM
melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan
saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga
penjualan, pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan.
·
Kunci proses-proses di dalam CRM
adalah marketing (pemasaran), penjualan, manajemen pemesanan, dan Call/Service
Center.
·
Sasaran utama CRM adalah untuk
meningkatkan pertumbuhan jangka panjang dan profitabilitas perusahaan melalui
pengertian yang lebih baik terhadap kebiasaan (behavior) pelanggan.
·
CRM bertujuan untuk menyediakan umpan
balik yang lebih efektif dan integrasi yang lebih baik dengan pengendalian
return on investment (ROI).
·
Customer relationship management
adalah strategi tingkat korporasi, yang berfokus pada pembangunan dan
pemeliharaan hubungan dengan pelanggan.
·
CRM adalah strategi bisnis dalam suatu
perusahaan yang memanfaatkan kelebihan-kelebihan ERP untuk diterapkan kepada
customers, dimana seluruh karyawan perusahaan yang terlibat dalam pelayanan
terhadap customers diberikan akses informasi penuh. Fokusnya efektifitas secara
eksternal.
·
Elemen-elemen yang ada di Customer
Relationship Management adalah gudang data, Tersedianya ERP untuk back office,
Infrastruktur yang terintregrasi dalam perusahaan, Adanya teknologi call
center, Jaringan komunikasi untuk interaksi customers melalui Internet, Media
tradisional untuk face to face antara penjual dan pembeli, dan Jalur pelayanan
untuk pelanggan melakukan komunikasi atau klaim.